image

BELANGRIJK BERICHT - verplichte telewerkaangifte RSZ

Opgelet! Enkel van toepassing voor KMO’s met meer dan 5 personen werkzaam in onderneming!

Graag reactie uiterlijk op 28 november 2021, indien wij voor u de telewerkregistratie dienen uit te voeren!


Geachte klant,


Betreft: Aangifte telewerk RSZ

Zoals u weet, is telewerk sinds 20 november 2021 opnieuw verplicht omwille van de pandemie veroorzaakt door het Coronavirus. Deze telewerkverplichting is van toepassing op alle ondernemingen, verenigingen en diensten voor alle personen die bij u werkzaam zijn, ongeacht de aard van de arbeidsrelatie (bijvoorbeeld zelfstandige of werknemer), behoudens twee uitzonderingen:

wanneer de continuïteit van de bedrijfsvoering, van de activiteiten of van de dienstverlening van de onderneming de aanwezigheid van werknemers op de werkplek vereist;

wanneer de aard van de functie van de werknemer zich niet leent tot telewerk (bv. een schoonmaker).


ATTEST  - AANWEZIGHEID VEREIST OP DE WERKVLOER

Hoewel de aanwezigheid in de onderneming in deze twee gevallen wordt getolereerd, moeten deze uitzonderingen restrictief worden geïnterpreteerd, aangezien de fysieke aanwezigheid maximaal moet worden beperkt.

In geval van uitzonderingen op het verplichte telewerk bent u verplicht de in uw vestigingseenheden tewerkgestelde personen, ongeacht de aard van de arbeidsrelatie, een attest of elk ander bewijsstuk te verstrekken waaruit blijkt dat de aanwezigheid van uw werknemers op de arbeidsplaats noodzakelijk is. U kunt een model van attest steeds bij ons opvragen of terugvinden op onze website.

Bovendien moeten de regels inzake hygiëne en social distancing worden nageleefd en bent u verplicht de nodige maatregelen te nemen om de naleving ervan te waarborgen. Ter herinnering: het dragen van een mondmasker is verplicht in voor het publiek toegankelijke ruimten van bedrijven en overheidsdiensten voor personen vanaf 10 jaar.


TERUGKEERMOMENTEN BIJ TELEWERKERS

Voor personen voor wie telewerk verplicht is, zijn terugkeermomenten echter wel mogelijk volgens onderstaande modaliteiten:

  • van 20 november 2021 tot en met 12 december 2021, één dag aanwezigheid op het werk per week met een maximum van 20% gelijktijdige aanwezigheid van degenen voor wie het telewerk verplicht is per vestigingseenheid;
  • vanaf 13 december 2021, maximaal twee dagen aanwezigheid op het werk per week met een maximum van 40% gelijktijdige aanwezigheid van degenen voor wie het telewerk verplicht is per vestigingseenheid.

Voor de KMO’s waar minder dan tien werknemers werkzaam zijn, mogen maximaal vijf personen van diegenen voor wie telewerk verplicht is, tegelijk in de vestigingseenheid aanwezig zijn.


VERPLICHTE TELEWERKAANGIFTE

Om het verplichte telewerk te versterken en de controle erop te vergemakkelijken, moeten de werkgevers ook per vestigingseenheid via de website van de RSZ het volgende registreren:

het totaal aantal personen dat werkzaam is in de onderneming;

het aantal personen het aantal personen dat niet kan telewerken omdat hun functie dit niet toelaat. Met andere woorden, gaat het hier over de functies waarvoor het telewerk onmogelijk is. Werknemers die gedeeltelijk telewerken, dienen dus niet geregistreerd te worden. 


Deze aangifte* zal, in principe en volgens de informatie waarover wij beschikken, vanaf woensdag 24 november 2021 beschikbaar zijn op de website van de RSZ.


Een eerste aangifte voor de periode van 22 november 2021 tot en met 31 december 2021, die betrekking heeft op de situatie op woensdag 24 november 2021, moet uiterlijk op dinsdag 30 november worden ingediend.


De volgende aangiftes, dit wil zeggen vanaf januari 2022, moeten maandelijks plaatsvinden uiterlijk de zesde kalenderdag van de maand en moeten de situatie op de eerste werkdag van de maand weergeven. Voor de maand januari 2022 bijvoorbeeld moet de aangifte uiterlijk op 6 januari 2022 worden ingediend en moet zij betrekking hebben op de situatie op 3 januari 2022.


De werkgever hoeft echter geen nieuwe aangifte te doen als het totaal aantal werkzame personen per vestigingseenheid en het aantal personen dat een functie uitoefent die onmogelijk van thuis via telewerk kan worden uitgeoefend, niet zijn veranderd sinds de laatste geldig uitgevoerde aangifte.


Tot slot, is het zo dat de bovengenoemde registratieplicht niet geldt voor KMO’s met minder dan vijf werknemers, ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie.


*De maandelijkse aangifte moet gebeuren via www.socialsecurity.be.
Indien u gekend bent in het toegangssysteem van de RSZ ( CSAM) kan u kiezen voor “ Als onderneming aanmelden voor een onderneming”.
Bent u niet gekend dan dient u te kiezen voor “ Als burger aanmelden voor een onderneming”. Op de volgende pagina dient u dat nog eens te bevestigen.
Inloggen gebeurt via Itsme of met eID door een mandataris van uw onderneming.
Er moet per vestigingseenheid een formulier worden ingevuld. Vanaf 20 vestigingseenheden kunnen de gegevens voor alle vestigingseenheden ingediend worden met een Excel-bestand.
Indien gewenst kan u een stappenplan van de aangifte bij ons bekomen.



BEGRIP NIET-TELEWERKBARE FUNCTIE


Hiermee wordt bedoeld elke functie die van nature ter plaatse moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis kunnen verrichten, enzovoort.


Wanneer een werknemer occasioneel of voor specifieke taken kan telewerken, wordt hij niet beschouwd als een persoon met een “niet-telewerkbare functie” en moet hij dus niet worden meegeteld.


Personen die bijgevolg uitzonderlijk aanwezig zijn omdat zij bijvoorbeeld materiaal moeten ophalen, bepaalde documenten uitprinten of een evaluatiegesprek moeten houden, kunnen dit verantwoorden en moeten niet worden toegevoegd aan het aantal van “niet-telewerkbare” functies. Hetzelfde geldt voor directieleden en personen die behoren tot het lijnmanagement.




WIJZIGINGEN


Het gaat voor de eerste aangifte (periode 22/11/2021 tot en met 31/12/2021) over een foto van uw onderneming op de derde werkdag volgend op de inwerkingtreding van het aantal personen werkzaam op een vestigingseenheid) en over een foto op de eerste werkdag van de maand bij de volgende aangiften (vanaf januari 2022). Wijzigingen in de loop van de maand moet u aldus niet aangeven.



SANCTIES


De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving voor zijn werknemers. Daarom moet de werkgever maximaal preventieve maatregelen uitwerken om de verspreiding van Corona op het werk tegen te gaan en verzoeken wij u de maatregelen van de regering met betrekking tot telewerk in uw onderneming te respecteren.

De sociale inspectiediensten zijn bevoegd voor het toezicht van het naleven van de verplichtingen inzake het telewerk. Wie een telewerkbare functie vervult, maar toch in het bedrijf aanwezig is, zal zijn of haar aanwezigheid immers moeten kunnen verantwoorden.



WAT KUNNEN WIJ VOOR U DOEN?



Indien u wenst dat wij, voor één of meerdere vestigingseenheden, de telewerkregistratie voor u doen, kan u hiervoor een mail sturen naar info@natpat.be. Gezien wij niet over alle gegevens (niet-telewerkbare functies) beschikken, dient u eveneens de verklaring op eer (website > documenten) te bezorgen teneinde een correcte aangifte te kunnen doen. Wanneer wij de registratie hebben uitgevoerd, zal u van ons per mail een bevestiging ontvangen. Opgelet! Indien u zelf voor de telewerkregistratie zal instaan, dienen wij niet in het bezit te zijn van de verklaring op eer.




Omdat dit voor ons administratief een tijdrovend proces is en gezien de tijdsdruk die ons door de overheid wordt opgelegd (aangifte uiterlijk tegen 30/11/2021), willen wij u vriendelijk, doch met aandrang vragen om, indien wij de registratie voor u dienen uit te voeren, de verklaring op eer ingevuld en ondertekend terug te bezorgen uiterlijk op 28 november 2021.




Per aangifte zullen wij voor deze dienst een kost aanrekenen van45 euro per vestigingseenheid.


Indien u wenst dat wij voor u de aangifte doen, dan gaat u er automatisch mee akkoord dat Natpat handelt als gevolmachtigde van uw onderneming voor deze aangifte.




Bij vragen, aarzel niet ons sociaal secretariaat te contacteren.

Hou ook steeds onze nieuwsbrieven en website in het oog voor verdere updates.


Team Natpat